Bexio Anbindung

Wenn du Bexio angebunden hast (mehr dazu hier), kannst du Aufträge und Rechnungen von deinen Vertriebskanälen an Bexio schicken lassen. Beacht hierzu jedoch, dass Lynks bei diesem Prozess immer noch im Zentrum steht. Du musst also die Bestell-Verwaltung in Lynks erledigen, damit Bexio die Informationen bekommt.

Vertriebskanal -> Lynks -> Bexio

Aufträge

Aufträge werden in Bexio erstellt, sobald sie bei Lynks als offene Bestellung eingehen. Zunächst befindet sich der Auftrag in Bexio im Status Ausstehend, da noch keine Massnahmen ergriffen wurden. In diesem Stadium werden keine Lieferungen und Rechnungen für den Bexio-Auftrag erstellt.

Die folgenden Aktionen erfolgen während der Auftragsabwicklung bei Lynks:

1. Auftrag erstellt: Neuer Auftrag wird in Bexio erstellt
2. Auftrag bestätigt: Lieferung und Rechnung als Entwürfe werden in Bexio gegen den Auftrag erstellt. Für im Voraus bezahlte Aufträge wird auch eine Zahlung erstellt.
3. Auftrag storniert: Auftrag wird aus Bexio gelöscht. (Bexio erlaubt keine Änderung des Auftragsstatus auf storniert, daher ist das Löschen die Lösung)
4. Auftrag versendet: Lieferung wird als Erledigt markiert.

Zusätzlich zum Auftrag erstellt der Bexio-Integrator das Folgende in Verbindung mit einem Auftrag:

Kunde 

Jeder Auftrag muss einem Kunden zugeordnet werden. Bei jedem eingehenden Auftrag wird überprüft, ob es sich um einen neuen oder wiederkehrenden Käufer handelt, d. h. ob er bereits im Bexio-Konto vorhanden ist, und basierend darauf wird ein neuer Kunde in Bexio erstellt. Kunden können entweder ein Unternehmen oder Privatpersonen je nach Art des Geschäfts sein. Die Standardsprache des Kontakts bleibt Deutsch. Bei der Erstellung eines Kunden in Bexio wird keine Adresse mit dem Kunden verknüpft. Die Adresse des Auftrags wird zur Standardkundenadresse, die aktualisiert wird, wenn sie einen neuen Auftrag mit einer anderen Adresse aufgeben.

Lieferungen (Entwurf → Erledigt) 

Lieferungen werden als Entwürfe für einen Auftrag erstellt, wenn er bestätigt wird, und werden geschlossen, wenn der Auftrag bei Lynks versendet wird.

Rechnungen (Entwurf → Ausgestellt → Bezahlt) 

Rechnungen werden als Entwürfe für einen Auftrag erstellt, wenn er bestätigt wird.

Zahlungen 

Zahlungen werden für alle im Voraus bezahlten Aufträge in Bexio gegen die ausgestellten Rechnungen erstellt. Jede Zahlung benötigt ein Buchhaltungskonto, auf dem die Zahlung gutgeschrieben wird. Im Folgenden wird die Hierarchie zur Auswahl des Buchhaltungskontos beim Erstellen von Zahlungen aufgeführt:

• Lynks ermöglicht es Verkäufern, ein Standard-Buchhaltungskonto basierend auf der Zahlungsmethode des Auftrags festzulegen. Wenn dies konfiguriert ist, verwenden wir das entsprechende Konto für jeden Auftrag basierend auf seiner Zahlungsmethode. 
• Wenn für die Produkte ein Standardbuchhaltungskonto festgelegt ist, wird die Zahlung automatisch dem entsprechenden Konto gutgeschrieben. 
• Wenn die oben genannten Fälle nicht zutreffen, erlauben die Bexio-Einstellungen einem Benutzer, das Standardbuchhaltungskonto für alle Aufträge festzulegen, in das die Zahlungen bei jeder Transaktion gutgeschrieben werden. Für die nicht im Voraus bezahlten Aufträge wird erwartet, dass Verkäufer eine Zahlung für die entsprechende Rechnung in Bexio manuell erstellen.

Teilweise Auftragsabwicklung mit Bexio

Sie können jetzt einen Auftrag basierend auf der Verfügbarkeit der bestellten Produkte in mehrere Sendungen aufteilen. Dies ermöglicht Ihnen die Flexibilität,

• einige Produkte im Auftrag teilweise zu stornieren
• von den verbleibenden Produkten mehrere Lieferungen zu erstellen, wie Sie die Lieferungen versenden möchten

Wie werden Aufträge, Lieferungen und Rechnungen in Bexio gehandhabt?

Auftragsdokumente - Rechnung & Lieferung:

Sobald der Auftrag bei Lynks bestätigt wird, werden Lieferungen und Rechnungen auch in Bexio erstellt. Im Folgenden sind die Möglichkeiten zur Bearbeitung eines offenen Auftrags aufgeführt:

1. Auftrag vollständig stornieren Wenn ein Auftrag vollständig storniert wird, wird er aus Bexio gelöscht, und es sind keine weiteren Aktionen mehr auf dem Auftrag von der Lynks-App sowie von Bexio möglich.
2. Auftrag vollständig als einzelne Sendung bestätigen Wenn ein Auftrag vollständig bestätigt wird, werden eine Lieferung und eine Rechnung erstellt. Wenn der Auftrag im Voraus bezahlt wird, wird auch eine Zahlung gegen die Rechnung erstellt, damit sie in Bexio als bezahlt markiert wird.
3. Auftrag vollständig als mehrere Sendungen bestätigen Wenn ein Auftrag vollständig bestätigt wird, wird eine Lieferung und eine Rechnung erstellt. Wenn der Auftrag im Voraus bezahlt wird, wird auch eine Zahlung gegen die Rechnung erstellt, damit sie in Bexio als bezahlt markiert wird. Unabhängig von der Anzahl der Sendungen, in die ein Auftrag aufgeteilt ist, hat der Bexio-Auftrag nur eine einzelne Lieferung und Rechnung für alle Sendungen. Dies ist auf eine Einschränkung in den Bexio-APIs zurückzuführen. Es können nicht mehr als eine Lieferung und Rechnung für einen Auftrag erstellt werden. 
4. Auftrag teilweise stornieren und verbleibende Auftragspositionen bestätigen Wenn der Auftrag bei Lynks teilweise bearbeitet wird und einige der Auftragspositionen und/oder -mengen storniert werden, werden sie aus dem Bexio-Auftrag entfernt. Für die verbleibenden Auftragspositionen und -mengen wird eine einzelne Lieferung und Rechnung erstellt, zusammen mit einer Folgezahlung, wenn der Auftrag im Voraus bezahlt wird.

Die Lynks-Integration führt nach der Bestätigung eines Auftrags keine weiteren Aktionen für Rechnungen in Bexio durch, da die Zahlung sofort erstellt wird, wenn der Auftrag im Voraus bezahlt wird. Wenn der Zahlungsstatus ausstehend ist, bleiben die Bexio-Rechnungen im ausstehenden Status.

Sobald jedoch ein Auftrag als versendet markiert ist, wird die Lieferung in Bexio als erledigt markiert. Hier wird, wenn ein Auftrag teilweise bearbeitet wird, die Lieferung als erledigt markiert, wenn alle Sendungen bei Lynks versendet oder geliefert wurden.

Zusammenfassung

• Für alle Aufträge, unabhängig davon, ob sie teilweise oder vollständig bearbeitet wurden, hat der entsprechende Bexio-Auftrag nur eine Rechnung und Lieferung.
• Dies bedeutet, dass der Händler, wenn ein Auftrag teilweise geliefert wird, keine separaten Rechnungen für einzelne Sendungen haben wird.
• Die Lieferscheine für diese Sendungen können jedoch von der Lynks-Plattform heruntergeladen werden.
• Die Gesamtbuchhaltung wird dadurch jedoch nicht beeinträchtigt, da alle gelieferten Artikel in Rechnung gestellt und in den Büchern erfasst werden.